一、考虑交通便利性
公共交通可达性
厦门的公共交通较为发达，选择靠近地铁站或公交站点密集的地方，方便员工和嘉宾乘坐公共交通工具前往。例如，位于地铁沿线的场地，如在地铁 1 号线附近的场地，能够让来自岛内外不同区域的人员顺利抵达。
对于外地嘉宾或有自驾需求的人，场地周边高速公路出口的便利性也很重要。靠近厦门主要高速出入口的场地，如厦门大桥、集美大桥、杏林大桥附近的场地，方便自驾人员进出岛。
停车设施
确保场地有足够的停车位，尤其是大型年会。像厦门国际会议中心酒店等大型场地，其配套的停车场能够容纳较多车辆。如果场地本身停车位有限，可以考虑周边是否有额外的公共停车场或合作停车场，以满足参会人员的停车需求。
二、场地规模与布局
容纳人数
根据预计的参会人数来选择场地大小。如果是小型的部门年会，人数在 50 - 100 人左右，可以选择小型的会议室或特色餐厅的包间；若是中型的公司年会，人数在 200 - 500 人，像厦门海悦山庄酒店的中型宴会厅就比较合适；而大型的企业年会，人数可能达到 1000 人以上，厦门国际会展中心的大型展馆则能满足需求。
场地形状和布局
场地的形状会影响座位的安排和舞台的设置。矩形场地相对比较规整，便于进行传统的剧院式或课桌式座位布局，适合会议环节较多的年会。圆形或方形场地则更有利于营造互动性强的氛围，适合以晚宴和交流为主的年会。同时，要考虑场地内是否有立柱等障碍物影响视线，无柱的场地会让视线更加开阔。
三、场地设施与服务
舞台与视听设备
一个好的舞台是节目表演和演讲的重要基础。场地应具备合适大小和高度的舞台，并且舞台的结构要稳固。在视听设备方面，需要有高质量的音响系统、投影仪和灯光设备。例如，一些专业的会议中心和高档酒店，如厦门香格里拉酒店，其配备的音响是专业级别的，能够提供清晰的声音效果，灯光也可以根据不同的场景进行调节。
餐饮设施
如果年会包含餐饮环节，场地的餐饮设施至关重要。场地内的厨房要符合卫生标准，能够提供多种菜系和餐饮形式。厦门作为海滨城市，场地如果能提供新鲜的海鲜料理是一大优势。同时，餐饮服务人员的素质也很关键，他们需要能够提供高效、周到的服务，保证用餐过程的顺畅。
配套设施
考虑场地是否有化妆间、更衣室等配套设施，这对于有节目表演的年会非常重要。另外，有无贵宾休息室也会影响到重要嘉宾的体验。一些高端场地还会提供 Wi - Fi 覆盖、电子指示牌等设施，方便年会的组织和信息传递。
四、场地环境与氛围
内部装修风格
根据年会的主题选择与之相匹配的场地装修风格。如果是具有传统文化主题的年会，可以选择具有中式古典装修风格的场地，如厦门的一些古厝改造的场地；若是时尚、现代主题的年会，像厦门的一些创意园区内的现代工业风场地或者新装修的高档酒店就比较合适。
周边自然景观
厦门拥有美丽的自然风光，如海景、山景等。选择靠近海边的场地，如环岛路附近的酒店或餐厅，可以让参会人员在年会之余欣赏到美丽的海景，增添年会的惬意氛围。而位于山间的度假酒店则能提供宁静、清幽的环境，适合以放松身心为主题的年会。
五、场地价格与预算
费用构成
场地费用通常包括场地租金、设备使用费、服务费等。在比较不同场地的价格时，要明确各部分费用的构成。有些场地可能租金较低，但设备使用和服务费用较高，而有些场地可能会提供一揽子的打包价格，相对更划算。
性价比评估
根据年会的规模、档次和预算来评估场地的性价比。不能仅仅追求低价，还要考虑场地能够提供的服务质量和设施水平。例如，一个价格稍高但能提供全方位优质服务和高端设施的场地，可能比一个价格低廉但设施简陋的场地更符合要求。同时，可以和场地提供方协商价格，争取更多的优惠和附加服务。
