# 厦门市会务策划企业/会议公司服务项目内容 ## 一、会议前期策划服务 1. **会议主题与目标设定**   - 根据客户（企业、组织或机构）的需求和目的，协助确定会议主题。主题要能够准确传达会议的核心内容，同时具有吸引力。例如，对于一个科技行业的会议，主题可以是“厦门科技创新峰会：引领智能未来”。   - 明确会议目标，如产品发布、知识交流、团队建设、合作伙伴洽谈等，以便后续策划能够紧密围绕目标展开。 2. **会议议程规划**   - 设计详细合理的会议议程，包括会议日期、时间安排、各个环节的内容和时长等。例如，一场为期两天的商务会议，第一天上午安排开幕式和主题演讲，下午进行分组讨论和案例分享；第二天上午安排工作坊和互动活动，下午是总结发言和闭幕式。   - 考虑议程的节奏，避免环节过于紧凑或松散，合理安排休息时间，以保证参会者的精力和注意力。同时，要确保议程内容的连贯性和逻辑性，使每个环节都能自然过渡到下一个环节。 3. **参会人员管理**   - 协助客户确定参会人员名单，包括内部员工、外部合作伙伴、特邀嘉宾、演讲者等。通过邮件、电话或专门的会议管理软件发送邀请函，跟进受邀人员的回复情况，确保参会人数准确统计。   - 对于重要嘉宾，提供个性化的接待安排，如安排专人接机、预订酒店、设计欢迎礼包等。还可以为参会人员提供注册报名系统，方便他们在线提交个人信息、选择会议议程和支付费用（如有需要）。 ## 二、场地选择与布置服务 1. **场地筛选与推荐**   - 根据会议的规模、类型、预算和地理位置要求，在厦门范围内筛选合适的会议场地。场地类型包括酒店宴会厅、会议中心、度假村、企业内部会议室、文化创意空间等。例如，对于大型的行业峰会，推荐厦门国际会议中心等设施完备的场地；对于小型的私密会议，可能会选择鼓浪屿上的特色别墅。   - 考虑场地的交通便利性，如是否靠近地铁站、公交站或高速公路出口；场地的配套设施，如是否有足够的停车位、餐饮服务、住宿条件（如果需要）、音响灯光设备等。 2. **场地布置设计**   - 根据会议主题和客户需求，设计场地的整体布置方案。包括舞台搭建、背景设计（如使用LED屏幕展示会议主题、企业logo等）、座位安排（剧院式、课桌式、圆桌式或其他创意式座位布局）。   - 装饰细节方面，运用色彩、花卉、绿植、海报、横幅等元素营造与会议主题相符的氛围。例如，对于一场环保主题的会议，可以采用大量的绿色植物和可回收材料进行装饰。 3. **视听设备与技术支持**   - 提供专业的视听设备租赁和安装服务，如投影仪、音响系统、麦克风、灯光设备等。在会议前进行设备的调试和测试，确保会议期间声音清晰、图像稳定、灯光效果良好。   - 对于需要进行线上直播、视频会议或多媒体展示的会议，提供相应的技术支持，包括网络设置、直播平台搭建、视频制作和播放等服务。 ## 三、餐饮与住宿安排服务 1. **餐饮服务**   - 根据会议的时间和议程，设计餐饮方案。包括早餐、午餐、晚餐、茶歇等的安排。餐饮形式可以是自助餐、围餐、冷餐会、鸡尾酒会等，结合厦门当地美食特色，为参会者提供丰富多样的选择。例如，在茶歇中加入厦门特色小吃，如沙茶面、土笋冻等。   - 考虑不同参会者的饮食需求，如提供素食选项、无麸质食品、清真食品等。同时，负责餐饮的质量监督和服务协调，确保餐饮供应及时、卫生、美味。 2. **住宿安排（如有需要）**   - 根据会议的规模和参会人员的需求，在场地周边或指定区域筛选合适的酒店。与酒店协商优惠的房价和房间预订条件，为参会者提供便捷的住宿预订服务。   - 可以根据参会者的职位、特殊需求等安排不同档次的房间，如为贵宾安排豪华套房，为普通参会者安排标准间。并协助酒店做好入住和退房的管理工作，确保住宿过程顺利。 ## 四、会议现场管理服务 1. **人员接待与引导**   - 在会议现场设置接待处，安排专业的礼仪人员负责参会人员的签到、发放会议资料（如议程表、名牌、礼品等）和引导入座。确保参会者能够顺利进入会议场地，感受到热情周到的服务。   - 对于迟到或有特殊情况的参会者，提供及时的帮助和引导，如安排临时座位或协助他们快速融入会议环节。 2. **会议流程控制**   - 安排经验丰富的会议主持人或现场协调员，负责掌控会议的节奏和流程。按照预定的议程进行各个环节的引导，包括开场白、演讲嘉宾的介绍和串场、互动环节的组织、时间的把控等。   - 及时处理会议现场可能出现的突发情况，如演讲嘉宾临时缺席、设备故障、时间超支等，通过调整议程、启用备用方案等方式确保会议能够顺利进行。 3. **后勤保障服务**   - 提供会议期间的后勤支持，包括场地的清洁、设备的维护和紧急维修、物资的补充（如文具、饮用水等）。同时，负责安全保卫工作，确保参会者的人身安全和财产安全，如设置安全通道标识、配备消防设备、安排保安巡逻等。 ## 五、会议配套活动服务 1. **拓展与团队建设活动**   - 根据会议目的和参会人员的特点，设计并组织团队建设活动。例如，在厦门的海边或户外营地开展拓展训练，如沙滩拔河、帆船竞赛等，增强团队成员之间的信任和协作能力。   - 对于企业内部会议，可以安排文化体验活动，如参观厦门的企业文化展厅、传统工艺作坊等，加深员工对企业价值观和当地文化的理解。 2. **社交与交流活动**   - 策划会议期间的社交活动，如欢迎晚宴、鸡尾酒会、主题晚会等，为参会者提供轻松愉快的交流环境。这些活动可以促进参会者之间的人际关系，加强业务联系或合作伙伴关系。   - 在社交活动中，可以安排一些有趣的互动环节，如抽奖、游戏、才艺表演等，增加活动的趣味性和参与度。 ## 六、会议后期服务 1. **会议总结与反馈收集**   - 协助客户对会议进行总结，包括会议目标的达成情况、议程的执行效果、参会者的满意度等方面的评估。通过问卷调查、现场访谈等方式收集参会者的反馈意见，为今后的会议策划提供参考。   - 整理会议的相关数据和资料，如参会人数统计、费用支出明细、演讲内容记录等，形成会议总结报告，交付给客户。 2. **资料整理与传播服务**   - 对会议期间产生的资料进行整理，如演讲课件、会议记录、照片、视频等。根据客户需求，对这些资料进行编辑和制作，如制作会议纪念册、视频专辑等。   - 协助客户进行会议成果的传播，通过企业官网、社交媒体、行业平台等渠道发布会议的精华内容和重要成果，扩大会议的影响力。